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Atti e documenti del processo telematico

A pochi giorni dall’entrata in vigore, il 1° luglio 2019, dell’obbligatorietà del processo tributario telematico, il Dipartimento delle finanze fornisce delle linee guida che integrano quelle fornite con Circ. 11 maggio 2016 n. 2.

 

Fra i vari chiarimenti forniti, di particolare interesse sono quelli in merito alla forma degli atti e dei documenti che le parti intendono produrre in giudizio e sulla facoltà delle parti di attestare la conformità della copia analogica o digitale degli atti prelevati dal fascicolo informatico o ricevuti tramite notifica telematica oppure degli atti detenuti in originale o copia conforme.

 

Prima di entrare nel dettaglio di tali regole tecniche, si rileva che in merito all’obbligatorietà del canale telematico, si rilevano alcune interessanti specificazioni sulla convivenza fra il processo digitale e quello analogico.

 

Per il Dipartimento, nel caso di processo analogico (introdotto prima del 1° luglio 2019), la parte che abbia introdotto il grado di giudizio in via analogica deve proseguire con detta modalità, non potendo trasmigrare al digitale. Ciò anche se in forza della disposizione interpretativa dell’art. 16 c. 2 DL 119/2018 le parti possono utilizzare in ogni grado di giudizio la modalità digitale indipendentemente dalla modalità prescelta da controparte nonché dall'avvenuto svolgimento del giudizio di primo grado con modalità analogiche.

 

Tale soluzione, che parrebbe sostenere l’inammissibilità di atti e documenti successivamente depositati e prodotti in digitale, non appare condivisibile in quanto il richiamato art. 16 DL 119/2018 mira evidentemente a favorire il passaggio al telematico anche consentendo che un medesimo processo sia svolto con atti analogici di una parte e digitali dell’altra.

 

La nullità di un atto processuale, inoltre, non può essere dichiarata se l’atto ha raggiunto lo scopo (art. 156 c.p.c.) e la giurisprudenza di legittimità ha fatto ampio uso di detto principio per superare formalismi che non incidono sulla regolare fruizione della giustizia ritenendo, ad esempio, ammissibile (nel processo civile) il deposito telematico piuttosto che analogico di un atto non previsto – nella fase transitoria – fra quelli ammessi in detto formato (Cass. 12 maggio 2016 n. 9772).

 

In merito ai formati degli atti e dei documenti prodotti in giudizio si rammenta che tutti devono essere sottoscritti con firma digitale del difensore (o della parte che sta in giudizio personalmente), secondo quanto previsto dall’art. 10 DM 4 agosto 2015.

 

In merito alla firma digitale, la prassi prende atto di quanto statuito dalla giurisprudenza di legittimità che, tanto in merito al processo civile quanto a quello tributario, ha stabilito la piena equivalenza fra firma CAdES e firma PAdES (Cass. SU 27 aprile 2018 n. 10266 e Cass. 5 marzo 2019 n. 6417).

 

La circolare in commento offre poi interessanti spunti in merito alla valenza probatoria dei documenti originariamente analogici e prodotti in formato digitale.

 

Normativa di riferimento in proposito è il CAD, codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005).

 

La parte che intende produrre in giudizio, in formato elettronico un documento formato in origine su supporto analogico, ossia un provvedimento, un atto, una scrittura privata o documenti in genere (compresi gli atti e documenti amministrativi), ne acquisisce copia per immagine tramite scansione.

 

Tale copia è definita come un documento informatico che ha contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto (art. 1 c. 1 lett. i ter CAD).

 

Se prodotta in conformità alle linee guida dell'AgID (art. 71 CAD), tale copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la conformità all'originale non è espressamente disconosciuta (art. 22 c. 3 CAD).

 

Tale efficacia può essere rinforzata (superando la rilevanza del mancato disconoscimento) dall’attestazione di conformità che, ordinariamente, può essere rilasciata da un notaio o da un pubblico ufficiale ma che, in base al nuovo art. 25 bis D.Lgs. 546/92, sia il difensore della parte privata che il dipendente o difensore dell’ente impositore o del soggetto della riscossione, possono rilasciare in relazione ai documenti analogici detenuti in originale o in copia conforme.

 

La copia dichiarata conforme e firmata digitalmente equivale all’originale.

 

In alternativa, a fronte del disconoscimento, la parte che ha prodotto la copia disconosciuta può produrre l’originale (analogico).

 

Analogo potere di attestazione è previsto in relazione agli atti e ai provvedimenti estratti dal fascicolo informatico o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche delle segreterie.

 

Il difensore (o il dipendente dell’ente impositore) può pertanto ad esempio estrarre dal fascicolo informatico copia della sentenza (che ad oggi è ancora formata e sottoscritta in forma analogica e poi acquisita digitalmente e inserita nel fascicolo informatico dalla segreteria della Commissione) e attestarne la conformità all’originale al fine di procedere alla notifica della stessa.

 

In proposito si rammenta che, anche ai fini del giudizio di ottemperanza, non è necessaria l’apposizione della formula esecutiva sulla sentenza.

 

Tali disposizioni appaiono necessario corollario del processo telematico e appaiono in linea con quanto previsto nel processo civile telematico.

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